W celu zebrania informacji, które umożliwią udzielenie odpowiedzi na pytania badawcze oraz sformułowanie w końcowym etapie ewaluacji wniosków i rekomendacji, posługujemy się różnymi źródłami danych oraz metodami ich pozyskiwania. Informacje, które zostały już wcześniej zebrane (w innych niż ewaluacja celach) nazywamy danymi wtórnymi (zastanymi), a te, które musimy pozyskać samodzielnie, aby odpowiedzieć na pytania ewaluacyjne - danymi pierwotnymi (wywołanymi). Przed rozpoczęciem badania ewaluacyjnego zawsze należy się zorientować, z jakich danych wtórnych możemy skorzystać, ponieważ pozwoli nam to zaoszczędzić pieniądze, czas i wysiłek, jaki musimy włożyć w pozyskanie danych pierwotnych. Źródłem danych wtórnych może być dokumentacja realizowanego przedsięwzięcia (w tym dane z monitoringu), raporty badawcze i publikacje tematycznie związane z przedmiotem ewaluacji, bazy danych statystycznych itp.
Planując samodzielne gromadzenie informacji, musimy najpierw zidentyfikować ich źródła, a następnie zdecydować przy pomocy jakich metod pozyskamy dane. Do dyspozycji mamy metody jakościowe oraz ilościowe. Zasadnicze cechy różnicujące obie te metody zostały zestawione w tabeli nr 7.
Metody jakościowe mają dwie zasadnicze funkcje. Na początku badania służą zdobyciu wstępnych, ogólnych informacji o jego przedmiocie, ułatwiają tworzenie narzędzi ilościowych (kwestionariuszy) i umożliwiają formułowanie hipotez, które mogą być testowane w drodze sondażu. W późniejszym czasie pomagają interpretować i pogłębiać dane zebrane metodami ilościowymi (np. jeśli wyniki ankiet wykażą jakieś niepokojące zjawisko i będziemy chcieli wyjaśnić jego przyczyny, możemy przeprowadzić wywiady - indywidualne lub grupowe).
Do zasadniczych ograniczeń metod jakościowych należą:
- praco- i czasochłonność ich realizacji oraz analizy danych,
- możliwość objęcia badaniem małej liczby przypadków,
- ryzyko subiektywizmu i stronniczości uzyskanych wyników,
- brak możliwości ich uogólniania na osoby, które nie uczestniczyły w badaniu.
Dodatkowo należy mieć na uwadze, że prowadzenie badań jakościowych wymaga kompetencji badawczych, zarówno na poziomie realizacji badania, jak i analizy uzyskanych danych.
Metody ilościowe (sondażowe) służą badaniu postaw i opinii dużej grupy respondentów i obejmują gromadzenie informacji liczbowych. Dane zebrane metodami ilościowymi podlegają obiektywnej analizie statystycznej. Metody te umożliwiają wnioskowanie na temat populacji (większej grupy osób będących obiektem zainteresowania badacza) w oparciu o wyniki uzyskane w badaniu mniej licznej, reprezentatywnej próby, która została z niej wylosowana.
Główną zaletą sondażu jest możliwość przebadania licznej grupy osób w stosunkowo krótkim czasie, anonimowość oraz łatwość realizacji i analizy danych. Do wad tej metody należy jej powierzchowność i zdawkowość, mała elastyczność (pewne kwestie mogą nam umknąć, jeśli w ankiecie nie zamieściliśmy odnoszących się do nich pytań), znudzenie respondentów tą metodą oraz ryzyko niskiego zwrotu ankiet.
Strategią badawczą często stosowaną w ewaluacji jest triangulacja polegająca na podejmowaniu różnych czynności służących podniesieniu jakości uzyskiwanych informacji. Schemat nr 9 przedstawia działania, które się do tego mogą przyczynić.
