Przed rozpoczęciem ewaluacji należy opracować jej harmonogram, w którym określimy ilość czasu przewidzianego na realizację danych czynności składających się na ten proces.
Planowanie ewaluacji obejmuje również oszacowanie jej kosztu oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania.
Łatwiej jest oszacować czas trwania i koszt ewaluacji, kiedy mamy choćby zarys jej koncepcji, czyli gdy wiadomo na przykład, jaki jest zakres i cel ewaluacji, jakie postawiono pytania badawcze, ile osób i jakimi metodami zamierzamy badać. Jeśli harmonogram i budżet nie zostały oszacowane w oparciu o takie szczegółowe założenia, ewaluatorowi pozostanie działanie odwrotne, czyli dostosowanie koncepcji ewaluacji do środków oraz czasu, którymi będzie dysponował, co nie zawsze jest zgodne z potrzebami informacyjnymi zamawiającego. Budżet oraz termin ewaluacji decydują o jej zakresie i stosowanych metodach, dlatego ilość czasu i pieniędzy muszą być adekwatne do oczekiwań względem efektów ewaluacji.
Zasoby finansowe i czasowe muszą być dostosowane do skali przedsięwzięcia i zasięgu prowadzonych w jego ramach działań. Ułatwieniem w szacowaniu kosztów ewaluacji jest przeznaczenie na nią określonej części budżetu projektu (np. w przypadku bardzo dużych przedsięwzięć około 1% środków, a przy mniejszych kilka procent). W pewnych sytuacjach zasadne będzie zabezpieczenie na ten cel większej kwoty i dłuższego czasu np. kiedy temat ewaluacji jest trudny i dotąd nie badany, ewaluacja wymaga niestandardowego podejścia lub będzie prowadzona w „trudnej” grupie respondentów (np. niechętnie uczestniczących w badaniach, wymagających czyjejś zgody na wzięcie w nich udziału, realizowanych w niesprzyjającym momencie).
Jeśli nie dysponujemy wystarczającym budżetem i czasem, możemy zawęzić zakres ewaluacji, zmniejszyć liczbę pytań badawczych oraz respondentów, zrealizować badanie tańszymi metodami (np. przeprowadzić wywiad pogłębiony przez telefon, wykorzystać kwestionariusz internetowy zamiast wywiadu bezpośredniego), a także wykonać samodzielnie część prac (np. zlecić realizację badania, a własnymi siłami przeprowadzić analizę danych i opracować raport).
Jeśli planujemy zlecić ewaluację podmiotowi zewnętrznemu, musimy się liczyć z tym, że procedura jego wyłonienia, akceptacja raportu oraz rozliczenie tej usługi może dość długo potrwać. Przeznaczenie na ewaluację wystarczającej ilości czasu jest jednym z czynników, który decyduje o jej jakości. Planując realizację poszczególnych czynności, które składają się na ewaluację, myślimy raczej w kategoriach tygodni, niż dni (np. sama realizacja badania może potrwać co najmniej 2 tygodnie). Warto też założyć pewien margines czasowy w razie nieprzewidzianych okoliczności, które mogą opóźnić realizację ewaluacji (np. konieczność wydłużenia fazy badania ze względu na zbyt niski stopień zwrotu ankiet, utrudniony kontakt z respondentami). Dopiero po określeniu czasu trwania kolejnych zadań, można realnie oszacować czas potrzebny na przeprowadzenie ewaluacji.
