Wskaźnik to obserwowalna cecha/atrybut świadcząca o istnieniu jakiegoś zjawiska. Wskaźniki pełnią różne funkcje. Przy ich pomocy można np. zmierzyć stopień osiągnięcia założonych celów i rezultatów. Pomiar wskaźników jest kluczowy dla monitoringu, ponieważ umożliwia wykazanie postępu w realizacji przedsięwzięcia. Bez znajomości poziomu zaplanowanych i zrealizowanych wskaźników nie można zbadać skuteczności podjętych działań.
Informacja, której dostarcza nam pomiar wskaźników może być miarą faktów (np. liczba przeszkolonych osób) lub opinii (odsetek uczestników dostrzegających wzrost kompetencji). Wskaźniki ilościowe określają policzalne cechy danego zjawiska (np. liczbę zrealizowanych godzin zajęć), zaś jakościowe mają charakter opisowy, w związku z czym mogą być subiektywną oceną (np. opinie uczestników zajęć na temat ich przydatności). 
Odnosząc się do kryterium skuteczności i efektywności badamy wskaźniki na czterech poziomach interwencji:
-
wskaźniki wkładu – zasoby finansowe, ludzkie, czasowe i techniczne, służące realizacji założonych działań (np. budżet w wysokości 100 tys. zł, troje członków zespołu projektowego i pięciu trenerów, 12 miesięcy, wyposażenie biurowe),
-
wskaźniki produktu - wytworzone lub uzyskane w ramach przedsięwzięcia dobra materialne i usługi wyrażone w jednostkach fizycznych, rzeczowych lub monetarnych (np. liczba kilometrów wybudowanej drogi, liczba osób, które skorzystały ze wsparcia, wysokość oferowanego zasiłku celowego, liczba wydanych materiałów szkoleniowych, opublikowanych podręczników dobrych praktyk),
-
wskaźniki rezultatu – bezpośrednie i natychmiastowe zmiany, efekty przedsięwzięcia, które pojawiają się u jego uczestników w wyniku realizacji określonych działań (np. wzrost kompetencji, motywacji do poszukiwania pracy, podjęcie zatrudnienia),
-
wskaźniki oddziaływania/wpływu – efekty przedsięwzięcia wykraczające poza jego bezpośrednich uczestników i obejmujące ich otoczenie. Zmiany te często mają charakter odroczony tzn. pojawiają się dopiero po upływie pewnego czasu od zakończenia przedsięwzięcia i mogą stanowić skumulowany efekt większej liczby różnego rodzaju działań – nie tylko podjętych w ramach danej interwencji (np. spadek poziomu bezrobocia w gminie X).
Pomiar zmiany wymaga znajomości bazowej oraz osiągniętej wartości wskaźnika. Jeśli znamy jedynie jego poziom końcowy/docelowy, nie możemy z całą pewnością stwierdzić, że nastąpił wzrost (np. fakt, że uczestnicy opanowali wiedzę z danego zakresu w 70% nie oznacza, że nie posiadali jej już wcześniej). Dlatego, w celu wykazania zmiany (przyrostu lub spadku), musimy dysponować wynikiem pomiaru początkowego. Jeśli nie znamy wartości wyjściowej wskaźnika, może okazać się, że zmiana w ogóle nie miała miejsca (wskaźnik utrzymał się na dotychczasowym poziomie) lub nastąpiła zmiana o kierunku przeciwnym do zakładanego (np. spadek samooceny/motywacji, która miała wzrosnąć w efekcie naszych działań).
Częstym błędem w formułowaniu wskaźników jest ich niedostateczne doprecyzowanie. Wskaźnik powinien obejmować informacje na temat tego kto jest odbiorcą danego działania (grupa docelowa), na jakim obszarze i w jakim terminie jest ono prowadzone oraz jaki jest jego wymiar (poziom docelowy). 
